تُساعد تطبيقات الجدولة في تنظيم الاجتماعات وأوقات العمل والدراسة بنحو فعّال، ويمكن لجميع الأشخاص من مختلف الفئات الاستفادة من تطبيقات جدولة الاجتماعات للعمل أو الدراسة؛ إذ يمكن لصاحب العمل استخدامها لتنظيم الاجتماعات مع فريق العمل، ويمكن لطلبة الكليات والجامعات الاستفادة من هذه التطبيقات، لتنظيم اجتماعات مع زملاء الدراسة للعمل على المشاريع الدراسية معًا، أو التحضير للامتحانات معًا.
فإذا كنت تبحث عن تطبيق يساعدك في جدولة الاجتماعات، يمكنك تجربة واحد أو أكثر من التطبيقات التالية التي تُعد من أفضل التطبيقات المجانية لمساعدتك في جدولة الاجتماعات:
1- تطبيق Calendly:
Calendly هو من أشهر تطبيقات جدولة الاجتماعات، ويمتاز بأنه سهل الاستخدام، ويدعم هذا التطبيق خمس لغات، هي: الإنجليزية، الألمانية، البرتغالية، الإسبانية، والفرنسية، وعند البدء باستخدامه سيُطلب منك إنشاء حساب باستخدام حسابك في جوجل أو مايكروسوفت.
يمكن للمستخدمين الآخرين حجز المكالمات والمواعيد معك عبر رابط Calendly الخاص بحسابك، ويمكنك تعديل ساعات عملك الأسبوعية التي تكون فيها متاحًا للاجتماع مع الآخرين، عن طريق تعيين أيام وساعات العمل، وأوقات التوفر.
يمكنك حجز الاجتماعات مع الآخرين، عن طريق اختيار قالب من القوالب المجهزة سابقًا في Calendly التي تسمح لك بإدخال المعلومات الخاصة بالاجتماع بسهولة، ثم يمكنك حفظ القالب ونسخ رابط الاجتماع وإرساله إلى الأشخاص الذين تود الاجتماع معهم.
تطبيق Calendly مُتاح لمُستخدمي آيفون في آب ستور، ولمُستخدمي أندرويد في متجر جوجل مجانًا.
2- تطبيق تقويم جوجل:
تقويم جوجل (Google Calendar) من أشهر تطبيقات الجدولة ويُستخدم بنحو واسع لجدولة المهام الدراسية والمهام الخاصة بالعمل والاجتماعات.
يمكنك جدولة الاجتماعات مباشرة من خلال التطبيق، مع إمكانية إضافة رابط للاجتماع في تطبيق Google Meet أو زوم أو أي تطبيق آخر خاص بمؤتمرات الفيديو.
لاستخدام تقويم جوجل لجدولة الاجتماعات، ستحتاج أولًا إلى التسجيل باستخدام حسابك في جوجل، ثم إنشاء حدث جديد، والاتصال بتطبيق Google Meet إذا كنت ستستخدمه للاجتماع، وإذا كنت تخطط لاستخدام تطبيق آخر فأضف رابط الاجتماع إلى التقويم حتى يتمكن الآخرون من الانضمام بسهولة.
يأتي تطبيق تقويم جوجل مثبت سابقًا في معظم هواتف أندرويد وهو مُتاح أيضًا في متجر جوجل، وفي آب ستور مجانًا.
3- تطبيق HubSpot:
يحتوي تطبيق HubSpot على أداة مجانية لجدولة الاجتماعات، يمكنك استخدامها بسهولة لتنظيم مواعيد الاجتماعات. ومثل تطبيق Calendly، يمكنك الاشتراك في تطبيق HubSpot باستخدام حسابك في جوجل أو مايكروسوفت. ومع أن هذا التطبيق مصمم خصوصًا لأصحاب الأعمال والموظفين، يمكنك استخدامه لجدول الاجتماعات الخاصة بالدراسة أيضًا، مثل: الاجتماع مع الزملاء في الكلية لدراسة مادة معينة معًا.
ولجدولة الاجتماعات في تطبيق HubSpot، اتبع الخطوات التالية:
- افتح التطبيق، ثم وانقر فوق (ابدأ مجانًا) Get started free، ثم أجب عن الأسئلة التي سيطرحها التطبيق.
- بعد إعداد حسابك، اختر (الاتصال بالتقويم) Connect calendar للاتصال بالتقويم المدمج في جهازك ومزامنة البيانات المضافة إليه مع تطبيق HubSpot.
- انتقل إلى قسم (الاجتماعات) Meetings واختر (تحرير) Edit.
- حرر اسم الاجتماع وموقعه ووصفه، ويمكنك أيضًا إضافة رابط الاجتماع الذي حصلت عليه من تطبيق مؤتمرات الفيديو الذي تود استخدامه للاجتماع، ثم يمكنك دعوة الآخرين للمشاركة في الاجتماع.
- انقر فوق تبويب (الأتمتة) Automation، وفعّل خيار (التأكيد عبر البريد الإلكتروني) Confirmation email، وفعّل أيضًا خيار (التذكير قبل الاجتماع) Pre-meeting reminder ليصل لكل شخص مشارك في الاجتماع رسالة تذكير قبل الاجتماع، وهذا يضمن عدم تفويت أي شخص للاجتماع.
- عُد إلى تبويب الاجتماعات، واختر الاجتماع الذي حررته حديثًا، وانقر فوق زر نسخ الرابط (Copy link)، ثم أرسل الرابط إلى كل شخص تريد دعوته.
تطبيق HubSpot مُتاح لمُستخدمي آيفون في آب ستور، ولمُستخدمي أندرويد في متجر جوجل مجانًا.
4- تطبيق Notion Calendar:
يساعدك Notion Calendar في تنظيم مواعيد الاجتماعات بطريقة سهلة، ويدعم هذا التطبيق 12 لغة، منها: النرويجية والفنلندية والكورية واليابانية والألمانية والإنجليزية، وللبدء باستخدام Notion Calendar لتنظيم اجتماعاتك، اتبع الخطوات التالية:
- حدد وقت الاجتماع من التقويم، وأضف عناوين البريد الإلكتروني الخاصة بالمشاركين في الاجتماع.
- اختر منصة مؤتمرات الفيديو التي تود استخدامها للاجتماع عبر تبويب (المؤتمر) Conferencing.
- خصص الإعدادات الأخرى، مثل: ضبط خيار إرسال تذكيرات قبل وقت الاجتماع.
- يمكنك أيضًا استخدام أداة (توفر المشاركة) Share availability لإضافة الأوقات التي تكون فيها مُتاحًا للاجتماعات، ليعرف الآخرون متى يمكنهم حجز اجتماع معك.
تطبيق Notion Calendar مُتاح لمُستخدمي آيفون في آب ستور مجانًا.