حددت هيئة الشارقة للتعليم الخاص تسعة ضوابط لتنفيذ الرحلات الطلابية داخل الدولة، و10 ضوابط أخرى لخارج الدولة، وذلك في تعميم وجّهته للمدارس في الإمارة بشأن السياسة العامة للأنشطة المدرسية.
وتضمنت السياسة الخاصة بالأنشطة الطلابية الالتزام بإعداد خطة سنوية متكاملة ومتوازنة للأنشطة في بداية كل عام دراسي وتنفيذها بعد موافقة الهيئة عليها، وتهدف إلى إثراء المنهاج التعليمي أو إحياء المناسبات الوطنية والاجتماعية، أو تعزيز الجانب السلوكي للطلاب أو تنمية وصقل مهاراتهم، وأن يتم تنفيذ النشاط دون أن يؤثر ذلك على سير اليوم الدراسي، وألا تتعارض الفعاليات والأنشطة مع مبادئ الشريعة الإسلامية والعادات والتقاليد، فيما أجازت تحصيل رسوم مقابل دخول بعض الأماكن التي تتطلب ذلك بحيث تكون بالرسم المحدد نفسه لتلك الوجهات.
ويتطلب في حالة جمع تبرعات مالية أو عينية من المجتمع المدرسي أن يتم التنسيق مع جهة خيرية معتمدة داخل الدولة تتولى استلام التبرعات وتوزيعها بمعرفتها، فيما يُسمح بتنفيذ النشاط في إجازة نهاية الأسبوع، وتوفير الإجراءات المتعلقة بصحة وسلامة الطلبة.
ووضعت الهيئة تسعة ضوابط لتنفيذ الرحلات لوجهات داخل الدولة، هي: أن تناسب المرحلة العمرية للطلاب، والتنسيق مع الجهة المراد زيارتها، والتقيد بالإرشادات والتعليمات، وتحقيق اشتراطات ومتطلبات السلامة للطلاب، وتوفير برنامج بديل للطلاب الذين لم يتمكنوا من الالتحاق بالرحلة، وتوفير وسيلة نقل مستوفية للشروط والمواصفات، وتكون مشاركة الطلاب اختيارية، ووجود موافقة خطيّة من ذوي الطلبة، والتزام الطلاب بالزي المدرسي خلال الرحلة.
وأوضحت الهيئة أنه لابد أن يكون عدد المشرفين المصاحبين للطلاب بمعدل مشرف واحد لكل 10 طلاب في مرحلة رياض الأطفال حتى الصف الخامس، ولكل 15 طالباً من الصف السادس حتى الصف الـ12، وتخصيص مشرف عام للرحلة، لافتة إلى أهمية أن يكون هناك مُرافق لكل طالب من أصحاب الهمم.
وحددت الهيئة 10 ضوابط لتنظيم الرحلات لوجهات خارج الدولة أهمها الحصول على موافقة الهيئة، وأن تكون الوجهة آمنة وفيها تمثيل للدولة (سفارة)، والتخطيط للرحلة بحيث تحقق أهدافاً تربوية من خلال وضع برنامج للرحلة يتخلله أنشطة وزيارات تحقق استفادة تسهم في تطوير مهارات ومعارف الطلاب الشخصية والاجتماعية والعلمية، وتعزز الثقافة العامة.
وتضمنت الضوابط أن يكون برنامج الرحلة والأنشطة مناسباً لأعمار الطلبة، ولا تشكل أي خطورة على سلامتهم، وكلفة الرحلة معقولة، وأن تكون الكلفة شاملة رسوم الطيران والسكن والوجبات اليومية والتأمين الصحي، مع ضرورة وجود تأمين سفر يشمل التأمين الصحي لجميع المشاركين، وإلزام المشرفين على الرحلة بمرافقة الطلاب في جميع الأنشطة والسكن.
وأكدت أهمية التأكد من توافر مرافق تتناسب مع الطلاب أصحاب الهمم خلال مشاركتهم في الرحلة، وأن يصاحب الطلاب مشرفون تتوافر فيهم مهارات تربوية، على أن يكون عدد المشرفين لا يقل عن مشرف واحد لكل 10 طلاب، وأن يصاحب الوفد ممرضة، فضلاً عن أهمية تعريف ذوي الطالب بتفاصيل الرحلة من حيث برنامج وأنشطة الرحلة.