وشددت الموافقة على تزويد المركز بوصف الهيكل التنظيمي متضمناً الإدارات والوظائف اللازمة، وتقديم قائمة كشف بأسماء المفتشين العاملين لدى الجهة المتقدمة كجهة تفتيش معتمدة مع بيان اختصاصاتهم وكل ما يثبت كفاءتهم الفنية، وعدد سنوات الخبرة للمنشأة في مجال التفتيش على المعدات الثقيلة، وتعبئة النماذج والوثائق المطلوبة من المركز.
كما نصت على تقديم كافة الوثائق باللغة العربية أو بإحدى اللغات الأخرى عند الحاجة مع تقديم ترجمة باللغة العربية لتلك الوثائق من مكتب معتمد، وفي حال وجد تعارض بين نص اللغة العربية والنص الأجنبي للوثائق فإنه يؤخذ بالنص الوارد باللغة العربية.
وتلتزم الجهة المعتمدة ومنسوبوها بعدم إفشاء أي بيانات أو رسومات أو وثائق أو معلومات تتعلق بالاعتماد؛ سواء كانت تحريرية أو شفهية أو استغلالها أو الإفصاح عنها، ويسري ذلك على كل ما بحوزتهم، أو ما يكون قد اطلعوا عليه من أسرار وتعاملات أو شؤون تخص المركز، كما لا يجوز نشر أي معلومة عن الاعتماد وكل ما يتعلق به عبر كافة وسائل الإعلام أو غيرها حتى بعد التوقف عن المهمات الموكلة لهم، إلا بعد أخذ موافقة خطية مسبقة من المركز.
ووفق القرار، يلزم أن تمتلك الجهة المعتمدة الأدوات والمعدات اللازمة لأداء التفتيش والرقابة، كما يلزم الحفاظ على هذه الأدوات والمعدات وصيانتها ومعايرتها بشكل دوري؛ وفقاً لما تحدده الأنظمة والقرارات المرعية ذات العلاقة.
وتضمن القرار، أن تكون مدة صلاحية الاعتماد 3 سنوات، ويتم تجديد الاعتماد بناءً على طلب الجهة المعتمدة، كما يجب لتجديد الاعتماد أن تتقدم الجهة المعتمدة للمركز قبل انتهاء الاعتماد بثلاثة أشهر على الأقل وبما لا يتجاوز ستة أشهر، وأن تكون مستوفية لمتطلبات هذه الضوابط وحصولها على قبول من الهيئة السعودية للمواصفات والمقاييس والجودة، ويحق للجنة الإشرافية لمركز تنظيم المعدات الثقيلة تعليق الاعتماد على أن يكون مسبباً، وذلك في حال عدم معالجة السبب أو المتطلب الذي تم رصده خلال 3 أشهر من معرفتها.
ويعد الاعتماد ملغياً بانتهاء مدة الاعتماد، أو بناء على طلب جهة التفتيش والرقابة، أو ما تراه اللجنة الإشرافية لمركز تنظيم المعدات الثقيلة على أن يكون مسبباً لإلغاء الاعتماد.
ويحدد المركز المقابل المالي لاعتماد جهات التفتيش والرقابة وتجديد الاعتماد، وذلك وفقاً لما ورد في لائحة التكاليف المالية، ويعد كل مقابل مالي نتج عنه تقديم خدمة غير مسترد، ولا تلغي هذه الضوابط أي التزامات أخرى منصوص عليها في الأنظمة والقرارات واللوائح المرعية في المملكة.